Modul · Verwaltung
Standorte, Benutzer und Rechte verwalten
Die Verwaltung ist das Fundament: Hier entstehen Standorte, Benutzer, Gruppen und Rollen — und daraus ergibt sich, wer welche Aufgabe bekommt und welches Dokument überhaupt sieht. Einmal sauber aufgesetzt, läuft der Rest von allein.
- Standorte mit eigenen Kontaktdaten und Zeitzonen
- Benutzergruppen nach Funktion, Rollen nach Rechten
- Dokumente, QR-Codes und wiederkehrende Aufgaben
Was die Verwaltung kann
Zwei Begriffe trennen sauber, was oft vermischt wird: Die Benutzergruppe bestimmt, wer eine Aufgabe bekommt. Die Benutzerrolle bestimmt, was jemand im System darf.
Statt Mitarbeiter beim Austritt zu löschen, setzt du sie inaktiv: Sie können sich nicht mehr anmelden und bekommen keine Aufgaben, bleiben aber sichtbar und reaktivierbar. Beim Löschen bleibt die interne ID vergeben — ein gleichnamiger neuer Benutzer ist für QMSpot eine andere Person, und die alten Daten sind nicht mehr ohne Weiteres abrufbar.
Standorte
Eigene Adresse, Telefon und E-Mail je Standort, dazu Zeitzone und Kategorien
Standort pausieren
Bei temporärer Schließung stoppen Aufgaben und Tagesberichte — Sensordaten laufen auf Wunsch weiter
Benutzer
Pflichtfelder, Initialpasswort beim ersten Login, Sprache und Zeitzone je Person
Benutzergruppen
Bündeln Personen nach Tätigkeitsfeld — Küchenposten, Abteilung oder Funktion wie QS
Benutzerrollen
Wiederverwendbare Rechtepakete statt Einzelvergabe, die Admin-Rolle bleibt unantastbar
Dokumente
Ordner mit Lese- und Schreibrechten je Gruppe, Vererbung auf Unterordner, Änderungshistorie
QR-Codes
Verknüpfen Datei, Aufgabe, Checkliste, Messwert oder Gerät — ausdrucken und aufhängen
Aufgaben
Sechs Typen, einmalig oder wiederkehrend, zugewiesen an Standorte, Gruppen oder Personen
So setzt du QMSpot auf
Die Reihenfolge entscheidet. Wer sie einhält, spart sich das Nachpflegen jedes einzelnen Benutzers.
1. Standorte anlegen
Name, Kontaktdaten, Zeitzone und Kategorien — je Standort, nicht zentral für alle.
2. Rollen und Gruppen zuerst
Erst die Rechtepakete und Tätigkeitsfelder, dann die Benutzer. Sonst pflegst du später jeden einzeln nach.
3. Benutzer anlegen
Rolle, Gruppe und Standort direkt bei der Anlage zuweisen, Sprache je Person wählen.
4. Aufgaben verteilen
Was, wann und wer: Inhalt verknüpfen, Rhythmus festlegen, Standorten und Gruppen zuweisen.
Zusammenspiel mit den anderen Modulen
Modulübergreifend, flexibel und praxisnah
Die Verwaltung produziert selbst keine Nachweise. Sie entscheidet darüber, ob die anderen Module funktionieren.
- Checklisten & Prüfpläne — eine Checkliste wird erst durch die Aufgabenzuweisung tatsächlich durchgeführt
- Mängelmanagement — Mängel gehen an Benutzergruppen, nicht an Einzelpersonen, die morgen woanders arbeiten
- Sensorik & Temperatur — bei pausiertem Standort entscheidest du, ob die Messdaten weiterlaufen
- Geräteverwaltung — Wartungstermine erscheinen als Aufgabe beim zuständigen Standort
- Schulungen — Schulungsstände lassen sich nach denselben Gruppen und Standorten auswerten
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